モチベーション改善カウンセラーの亀井です。
「でも～」「しかし～」「（やってないのに）やりました」「それは●●さんが～」等々、指導をする際に、ああ言えばこう言う的に言い訳を言う人いますよね。
もしかすると、あなたの部下の中にもいるかも知れません。
何を言っても言い訳ばかりする部下には、どうやって指導をしたら良いのでしょうか？
1.言い訳は「反射」
基本的に言い訳は、自己防衛や自己正当化のための手段です。
例えば、
上司「●●の書類、提出してくれましたか？」
部下「お客様の△△の件で忙しくて・・・●●と△△だと、△△の方が大切だと思って・・・なので時間がなくてまだ提出してません」【自己正当化】
あるいは、
上司「●●の書類、提出してくれましたか？」
部下「事務のAさんにお願いしたんですが・・・まだ提出してませんか？」【自己防衛】
など、言い訳には「自分の考えや行動は正しい」あるいは「（他者に責任転嫁をし）自分は悪くない」といった内容が多いと思います。
この言い訳、実はほとんどの人が「反射」的にやってしまっています。反射ということは、無意識ということです。
なので、「言い訳を止めさせる」ことに焦点を当てても、本人の中では無意識の行動のため、なかなか改善されないのです。
2.部下の承認欲求を満たす
では、部下の言い訳を止めさせるためには、どうしたら良いのでしょうか？
例えば、
・頭ごなしに部下のことを否定するのではなく、部下の言い分も常日頃から聞く
・上司であるあなたが言っていることが全て正しいのではなく、「私は●●だと思う。」「私の考えは、●●だ」と伝えるようにする
等々、部下が自己防衛をする必要も自己正当化をする必要もない状況を作るということです。
基本的に人は「認められたい」生き物です。それはあなたの部下も同じです。
ですので、頭ごなしに部下のことを否定しないことは非常に重要になります。部下が頭ごなしに否定されると思ってしまうと、否定されたり怒られたりするのを回避するために自己防衛のための言い訳に走ってしまったり、認められるために自己正当化のための言い訳をしてしまうことになります。否定をせずに、受け入れてあげる。
つまり、部下の承認欲求を満たしてあげることが、言い訳を止めさせるために必要ということです。
3.指導の際に部下に考える時間を与える
では、部下の承認欲求を満たしてあげるためには、どうしたら良いのでしょうか？
それは、自分で考える習慣を持ってもらうことです。
自分で考える、つまり部下が自分の意思に基づいた行動をすることを促してあげることで、「自分は上司に認められているんだ」と感じるようになります。
部下に自分で考えてもらうためにも、絶対に避けたいNGワードがあります。それは、「なんで？」です。「なんで」ではなく、「どうしたら」と問いかけるようにしましょう。
冒頭の例に当てはめると、「なんで提出してないの？」ではなく、「どうしたら提出できると思う？」と質問すると良いと思います。
「なんで」と言われると、部下は提出していない理由＝言い訳を考え始めます。反対に、「どうしたら」と言われると、部下は提出するための方法＝解決策を考え始めます。
つまり、言い訳に焦点を当てないような質問を上司がすることが大切になってくるということです。
重要な点がもう1つ。
言い訳は「反射」です。言い訳ばかり言う部下は、自分が否定されそうになると反射的に、つまりは何も考えずに言い訳を言っているのです。
ですので、反射的に答えさせないことも大切になります。
具体的には、「どうしたら提出できると思う？」とすぐに答えを求めるのではなく、「どうしたら提出できると思う？あなたなりに少し考えてみて」とあえて一旦持ち帰らせて考えてもらうことが有効です。
一旦持ち帰ることで、部下は反射としてではなく、冷静に自分で考えることができるようになりますよ。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は、言い訳ばかりする部下を効果的に指導する方法を書きました。
①言い訳は反射なので、止めさせようと思っても難しい
②部下の承認欲求を満たす
③自分で考えさせる。その際には即答させず、あえて一旦持ち帰らせる
ことがポイントとなります。
言い訳ばかりする部下の指導で悩んでいたら、試してみてはどうでしょうか。
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