モチベーション改善カウンセラーの亀井です。
●部下のストレスが溜まっていそうだけど、どう接したらよいか分からない
●部下のストレス解消のためのコミュニケーション方法を知りたい
こんな疑問にお答えします。
✔本記事の内容
●部下のストレスを解消する、コミュニケーション方法が分かる
●ストレスを抱えている部下とのコミュニケーションの注意点が分かる
日々、法人クライアント様の従業員との面談を通じ、ストレスや落ち込みの解消のお手伝いをしています。そこでのプロセスを、誰でもできるように3つのステップに整理しました。
本記事では、部下のストレス解消のためのコミュニケーション3つのステップと、注意点について紹介します。
1.部下のストレス解消には1on1がおすすめ
結論から言うと、部下のストレス解消には1on1がおすすめです。
理由について説明したいと思います。
信頼関係が前提条件
部下のストレス解消のための前提条件として、「部下と上司の間に信頼関係がある」という点が挙げられます。これは絶対です。
あなたが部下の立場だったら、信頼関係のない相手に悩みごとの相談なんかしないのではないでしょうか？これは、部下も全く同じです。仮に上司・部下という関係性であっても、信頼していない相手に悩みの相談はしないもの。
なので、部下のストレス解消云々の前に、部下との信頼関係を築く必要があるのです。
1on1は、そのために最適な方法の一つになります。
ある程度の頻度で、定期的にコミュニケーションをすることになるのですが、そこには「単純接触効果」が働きます。
単純接触効果とは心理学の法則の1つで、「接触頻度を増やすことで、相手から好意を持ってもらいやすくなる」という効果が特徴です。
ですので、1on1を通じて接触頻度を増やし、いくつかの点に注意してコミュニケーションを取ることで、部下との信頼関係を築くことができます。
1on1について詳しく知りたい方は、「1on1ミーティングで大事なこと」を読んでみて下さいね。
部下は話しを聞いてほしい
1on1ミーティングをする際には、部下の話を徹底的に聞いてあげましょう。
人は自分の話を聞いてもらいたい生き物です。なので、部下はあなたに「話しを聞いて欲しい」と思っています。間違っても、「あなたの話を聞きたい」とは思っていないので、注意が必要です。
特にストレス解消を目的とした1on1の場合は、「部下：上司＝8：2」くらいの気持ちで、部下に話しをさせてあげると良いでしょう。
部下は自分を分かってほしい
上と少し似ているかも知れませんが、部下は、自分のことを理解してほしいと思っています。
理解してくれていると感じるポイントは、「徹底的に聞くこと」と「否定をしないこと」です。
この2つを意識して1on1を行うことで、部下との距離がグンと近くなりますよ。
2.部下のストレス解消のためのコミュニケーション3つのステップ
部下のストレス解消のためのコミュニケーションでは、「部下を思い込みから脱却させる」ことが重要になります。
紹介する3ステップを意識して部下とコミュニケーションをすることで、部下の思い込みを外すことができます。
そのためのステップは、以下の通りです。
●ステップ1｜感情と出来事を特定する
●ステップ2｜意味づけを特定する
●ステップ3｜反論を考える
順番に見ていきます。
ステップ1｜感情と出来事を特定する
ひと言でストレスといっても色々な感情があります。「怒り」「悲しみ」「恐怖」・・・
まずは、部下がどんな感情を感じているのかを特定します。仮に間違っていても問題ないので、いったん特定するようにしましょう。
さらに、その感情を持ち続ける原因となった出来事も特定します。
例えば、
【感情】恐怖
【出来事】昨日、仕事でミスをしてしまった
といった感じ。
このように、ストレスになっている「感情」と「出来事」をハッキリさせるのが最初のステップになります。
ステップ2｜意味づけを特定する
次のステップは、「意味づけを特定する」になります。「？？」という人も多いかと思いますので、説明しますね。
まず前提として、人は出来事に対して感情が生まれるのではないということ。上の例でみると、「昨日、仕事でミスをしてしまった」ことに対して「恐怖」を感じているのではないのです。
実際は、出来事に対して自分が勝手に行った「意味づけ」に対して感情が動くのです。
つまり、
【出来事】昨日、仕事でミスをしてしまった
【意味づけ】上司からの評価が下がる
【感情】恐怖
ということ。
つまり、ストレスの元となっている感情を処理するためには、その元となっている意味づけを特定する必要があるということです。
ステップ3｜反論を考える
最後のステップは、ステップ2で特定した意味づけの反論を考えます。
上の例でいくと、
【意味づけ】上司からの評価が下がる
【反論】ミスをしたけど、すぐにフォローをしたから大したことなかった。これで評価が下がることはないか。
といった感じ。
反論を考えるポイントは、「別の見方をすると、●●とも考えられる」ものを列挙すること。思いつく限り書き出すことをおススメします。
こうすることで、「出来事＝意味づけ」となっていたものが、だんだんと「イコールではないかも・・・」と思えるようになりますよ。
3.コミュニケーション時の注意点
最後に、部下とのコミュニケーション時に、特に注意したいことについて触れたいと思います。
特に注意したい点は以下の通り。
●注意点1）部下が答えにくい声かけをしない
●注意点2）ストレスが溜まっている部下を励まさない
●注意点3）アドバイスをしない
一つずつ見ていきます。
なお、さらに詳しく知りたい方は、「部下がストレスで元気がない！そんな時の声かけ方法」をご覧ください。
注意点1）部下が答えにくい声かけをしない
例えば、「大丈夫か？」「元気か？」といった声かけ。実はこれ、あまり意味がない場合がほとんどです。
家族や友人から、「大丈夫？」「元気？」と声をかけられるならいざ知らず、上司から聞かれても「ダメです」とは言いにくいですよね？それどころか、ストレスを抱えている状態の部下は、そのことに触れられることでさらにストレスに感じる場合もあり、逆効果になりかねません。
ストレスが溜まっている部下に答えにくい声かけをするのは避けましょう。
注意点2）ストレスが溜まっている部下を励まさない
ストレスが溜まっている部下に、「がんばれ！」のひと言はタブーです。
言う方としては励ましているつもりでも、部下からすると「これ以上がんばれって言われても・・・」となってしまいます。そのため、良かれと思ってした声かけが原因で、さらにストレスを溜めることに繋がりかねません。
ストレスが溜まっている部下を励ますのはNGです。
注意点3）アドバイスをしない
自分の経験に基づいたアドバイスは、特にストレスが溜まっている部下には意味がありません。
上記の通り、部下は「自分の話を聞いてほしい」「自分のことを理解してほしい」と思っています。にもかかわらず、部下の話を聞かずに自分の経験を元にアドバイスをすると、「上司に自分の話を聞いてもらえなかった」と感じてしまいます。
結果として、「この上司に相談してもムダだ」となり、信頼を失うことに繋がりかねません。
ストレスが溜まっている部下にアドバイスをする際は、十分に注意が必要です。
まとめ
本記事では、部下のストレスを解消するコミュニケーション3つのステップと注意点について紹介しました。
部下のストレスを解消するためには、いかに「違う視点」を与えられるかがポイントとなります。そのためには、1on1を行うことが効果的です。
ストレスが溜まっている部下がいる際には、ぜひ試してみてはいかがでしょうか？
※部下のストレスマネジメントに関してまとめていますので、ぜひご覧下さい。
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