モチベーション改善カウンセラーの亀井です。
部下とのコミュニケーションをしっかりと取れていますか？管理職の方で、部下とのコミュニケーションの取り方について悩んでいる人が、意外と多いようです。
今回は、部下とのコミュニケーションの取り方の6つのポイントをご紹介します。
1．部下とのコミュニケーションが取れている状態とは？
そもそも、あなたがイメージする部下とのコミュニケーションがしっかりと取れている状態とは、どんな状態でしょうか？
企業様からのご依頼で、コミュニケーション研修やコミュニケーションについてのセミナーを毎月開催していますが、コミュニケーションの定義は本当に人それぞれです。同じ企業や団体内でも、人によって定義が異なったりすることが頻繁にあります。ある人にとってのコミュニケーションとは、会話が成り立つことを指す場合もありますし、またある人にとっては意思の疎通が図れている状態、自分が伝えたいことが伝わっている状態、あるいはお互い理解し合えている状態等々、本当に様々です。
あなたにとって、「コミュニケーションがしっかりと取れている状態」とは、どんな状態でしょうか？
まずは、コミュニケーションがしっかりと取れている理想の状態を明確にした上で、部下とのコミュニケーションを取ることが大切になります。
2．部下とのコミュニケーションの取り方6つのポイント
コミュニケーションがしっかりと取れている理想の状態がどんな状態であっても、次の6つは部下とのコミュニケーションの取り方として抑えておきたい大事なポイントとなります。
ポイント1）アドバイスをしない
意外に思われる方も多いかも知れませんが、本人から求められない限りアドバイスはしないようにしましょう。
部下に限らず、人は自分の話しを聞いて欲しいと思っています。人に話しをしている内に、頭の中が整理されたという経験は、あなたにもあるのではないでしょうか？部下も同じで、上司が話しを聞いてくれている内に、頭の中が整理されることが非常に多くあります。
また、人はそれぞれの価値観をベースに生きています。違う価値観を持った部下に、上司の価値観ベースでアドバイスをしても響くとは限りません。
ですので、部下から求められない限り、アドバイスをするのは極力避けましょう。
ポイント2）否定をしない
自分の考えや言動を否定されて嬉しい人はいません。人は、そもそも承認をして欲しい生き物です。部下の話しを聞く時は、「それは違うだろう！」と仮に思ったとしても、否定をせずに聞き切ることが大切です。
もちろん、違うと思う部分を放置するという意味ではありません。部下の話しを聞き切った上で、修正等が必要な部分があれば伝えてあげて下さい。
ポイント3）本人に考えさせる
ポイント1）のアドバイスをしないと近いですが、部下とのコミュニケーションの取り方としては本人に考えさせることが重要となります。
人は、自分自身が考えて決めたことに対して、最もやる気が出たりコミット出来たりします。なので、コミュニケーションをその後の行動に活かすためにも、部下本人が考えて決めることが大切になります。
時間が無い中、答えを提示した方が早いと思われる方も多いと思いますが、そこはグッと我慢して、部下本人に考えさせるコミュニケーションの取り方に、是非チャレンジしてみて下さい。
ポイント4）相手を見て会話をする
部下と話しをする時に、部下の顔に目を向けていますか？PCやスマホの画面を見たまま、会話をしていませんか？
「目は口ほどに物を言う」と言いますが、同じ会話でも目を見ながら聴かれるのと、視線を外したまま聞かれるのでは、相手が抱く印象は全く異なります。
部下とコミュニケーションを取る際には、相手の顔に目を向けるようにしましょう。
ポイント5）相づちをしっかりと行う
相づちは、部下に気持ち良く話しをしてもらうために大切なポイントとなります。「そんなの当たり前だろ」と思う方もいるかも知れませんが、適切な相づちを適切なタイミングで出来ている人は、意外と少ないように思います。
まず相づちは、基本的には相手の目を見ながら行います。厳密には、相手の目をじっと見るのではなく、眉間の辺りに視線を合わせると良いと思います。
そして、相づちは相手の話している内容に応じて変化させるようにします。例えば部下が楽しい話しをしている時は、スピーディーにテンポ良く相づちを打ってあげます。反対に、悲しかったり深刻な話しをしている時は、ゆっくりと深く相づちを打ってあげると効果的です。
ポイント6）座る位置に注意する
お互いが座った状態で部下とコミュニケーションを取る時は、部下の真正面ではなく、斜め45°の位置に座るようにしましょう。
人間の真正面は理性の空間と言い、緊張や圧迫を感じやすい空間と言われています。一方で斜め45°の位置は、情の空間と言い相手にアプローチを受け入れてもらいやすい空間と言われています。
部下とコミュニケーションを取る際には、斜め45°の位置を意識するとより効果的になります。
3．部下とのコミュニケーションがしっかりと取れるメリット
最後に、部下とのコミュニケーションをしっかりと取るメリットをご紹介します。
詳しくは、記事：「貴社の困ったを解決！部下とのコミュニケーション課題を解決する3つのメリット」で書いていますので、こちらも読んでみて下さい。
メリット1）社員定着率の向上
部下とのコミュニケーションの取り方を意識することで、定着率の向上、つまりは離職防止に繋がります。
退職理由の調査を行うと、必ず上位に「職場での人間関係」がランクインします。この「職場での人間関係」は、上司と部下の気が合う・合わないだけでなく、悩みを抱えている時や困っている時に、上司に相談できるかどうかも含まれます。
ですので、部下とコミュニケーションをしっかりと取ることが、定着率の向上に繋がります。
メリット2）生産性の向上
部下とのコミュニケーションの取り方を意識することで、組織やチームの生産性の向上に繋がります。
部下とのコミュニケーションをしっかりと取ることで、業務指示が正確に伝わるだけでなく、上司の意図もしっかりと伝わるようになります。また、部下が感じた疑問や質問も、リアルタイムで確認が取れるようになります。
その為、部下とコミュニケーションをしっかりと取ることが、組織やチームの生産性の向上に繋がります。
メリット3）モチベーションアップ
部下とのコミュニケーションの取り方を意識することで、部下の価値観に気づくことができ、結果としてモチベーションアップに繋げることが出来ます。
近年、日本企業においてもジョブ型雇用を意識する企業が増えてきていますが、その上で大切になるのが、能力だけではなく価値観、つまりは「どんな人生を生きたいのか？」や、「仕事を通して何を実現したいのか？」といった部分になります。
人は自分の価値観を満たせる環境の方が、幸福感や充実感を感じやすく、モチベーションが上がるものです。部下とコミュニケーションをしっかりと取り、部下が大事にしている価値観を知ることが、モチベーションアップに繋がります。
まとめ
今回は、部下とのコミュニケーションの取り方6つのポイントについて記事にしました。
ご紹介した6つのポイントは、部下に限らず対人コミュニケーション全般において大切なポイントとなります。
部下とのコミュニケーションの取り方に悩んでいる方は、是非試してみて下さい。
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