部下とのコミュニケーション不足が諸悪の根源!原因と解消する方法を徹底解説

モチベーション改善カウンセラーの亀井です。

●部下とのコミュニケーションが不足を解消したい

●部下との関係性が上手くいってない。

●部下とのコミュニケーションを円滑にする方法を知りたい

部下をお持ちの方の、こうした悩みについてお答えします。

私自身、企業の従業員さんに対して、コミュニケーションやモチベーションに関する研修を行っています。その中で整理したポイントなどを、できるだけ分かりやすくお伝えできればと思います。

本記事では、部下とのコミュニケーション不足が起こる原因や解消する方法について紹介します。

 

1.部下とのコミュニケーション不足が諸悪の根源

結論から言うと、離職や休職、業績悪化・・・これらの会社で起こる問題の大半は、部下とのコミュニケーション不足が根本原因です。

会社は”人”が集まってできているものです。そのため、”人”同士が上手くいかなければ、会社が上手くいくわけないから。

部下とのコミュニケーション不足が引き起こす、代表的な問題は以下の通りです。

●離職アップ

●休職

●会社の雰囲気悪化

●生産性の低下

●業績悪化

 

2.部下とのコミュニケーション不足が起こる原因

部下とのコミュニケーション不足が起こる原因は、上司であるあなたが、部下の話をしっかりと聴くことが出来ていないことにあります。正確に言えば、上司と部下がお互いの話を「聴く」環境ができていないことが原因です。

なぜならば、人は「自分の話を聞いてほしい」と思っています。また、自分の話をしっかりと聞いてくれる相手の話を、自分も聞きたいと思うものです。いわゆる”返報性の法則”ですね。ですので、「部下が自分の話を聞かない」と悩んでいる上司は、まずは「自分が部下の話をしっかりと聞けているか?」を自問自答すべきです。

上司が部下の話をしっかりと聞けていない場合、以下が原因の場合が多く見られます。

●原因①:部下とのコミュニケーションの優先順位が低い

●原因②:指示=コミュニケーションと勘違いしている

●原因③:部下が話しにくい、相談しにくい環境になっている

詳しく見ていきます。

 

原因①:部下とのコミュニケーションの優先順位が低い

部下を持つ人にとって、部下とのコミュニケーションは最優先業務です。

部下とのコミュニケーションが不足している会社の社長さんや幹部に理由をたずねると、ほとんどの人が「大事なのは分かってるんだけど、時間がねぇ・・・」といった答えをします。これって、言い換えると「部下とのコミュニケーションの優先順位が低い」ということ。

「時間がないから部下とのコミュニケーションが不足している」と考えている人は、一度ご自身の役割を見直してみても良いかも知れません。

 

原因②:「指示=コミュニケーション」と勘違いしている

「指示=コミュニケーション」と勘違いをしている人が結構いらっしゃいます。特に、部下を持っている上司の人に多いと感じます。

結論、指示はコミュニケーションではありません。

なぜなら、コミュニケーションとは本来、双方向での会話などのやり取りのことを言うから。指示は基本的には一方通行ですよね。

ですので、「自分は部下に指示をしっかりと出しているから、コミュニケーション不足ではない」と思っている人は、注意が必要です。

 

原因③:部下が話しにくい、相談しにくい環境になっている

部下とのコミュニケーション不足の原因として、部下が話しにくい、相談しにくい場や雰囲気になっていることが挙げられます。

自分の話を聞いてくれない上司や、いつもバタバタしていて話しかけ難い上司に対して、部下は積極的にコミュニケーションを取ろうとしたり、相談をしたりしようとしないものです。

ですので、コミュニケーション不足を感じるなら、「部下が話しにくい・相談しにくい環境になっていないか?」を見直してみることが必要です。

 

3.部下とのコミュニケーション不足を解消する方法

部下とのコミュニケーション不足を解消するためには、定期的に部下とのコミュニケーションの時間を確保することが大切になります。(※ザイオンス効果

なぜならば、定期的かつ継続的にコミュニケーションを行うことで、信頼関係の構築にもつながり、ますますコミュニケーションが円滑になるから。

下記の1on1を行っても、最初はなかなか話しをしてくれない場合が多いのが正直なところ。しかし、諦めずに続けることで、徐々に部下との信頼関係が深まり、部下が積極的に話しをするようになります。

部下とのコミュニケーション不足を解消するおすすめの方法は、以下の通りです。

●解消方法①:1on1

●解消方法②:サンクスカード

●解消方法③:会議やミーティングのルール化

詳しく見ていきます。

 

解消方法①:1on1

部下とのコミュニケーション不足を解消するためには、定期的な”1on1ミーティング”がおすすめです。

なぜならば、上記の通り定期的に部下とコミュニケーションを行う機会を設けることで、信頼関係の構築につながるから。

具体的には、週1回30分程度、1対1の面談を行います。この時、上司は聞き役に徹することがポイントです。

詳しくは、1 on 1ミーティングで大事なこと【効果と注意点も】で説明をしていますので、ぜひご覧下さい。

 

解消方法②:サンクスカード

部下とのコミュニケーション不足を解消するためには、”サンクスカード”も効果的です。

サンクスカードとは、日頃のちょっとした感謝の気持ちをカードに書いて伝えるというもの。

おすすめの理由としては、社内やチームに感謝を伝え合う文化や、承認の文化が生まれ、コミュニケーションの活性化につながるから。特に大掛かりな準備もなく手軽に始められる点も、おすすめの理由の一つです。

 

解消方法③:会議やミーティング時のルール設定

部下とのコミュニケーション不足を解消するためには、”会議やミーティング時のルール設定”も有効です。

定期的に会議やミーティングを行っている会社は多いと思いますが、例えば

●否定をしない

●何を言ってもOK

●人が話し終わったら拍手をする

などのルール設定を行う方法です。

会議やミーティングは、参加者全員が他人の話を聞く体制になっているもの。まずは会議やミーティングから始め、徐々に日々のコミュニケーションにも広げていくことが重要です。

ですので、部下とのコミュニケーション不足を解消するためには、会議やミーティングの際に、お互いが気持ちよくコミュニケーションを行えるためのルール設定をすることが効果的です。

 

まとめ

本記事では、部下とのコミュニケーション不足が起こる原因や解消する方法について紹介しました。

部下とのコミュニケーション不足を解消するためには、環境を整えてあげることが重要です。

少しでも、部下とのコミュニケーションに悩んでいる人の参考になれば幸いです。

 

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