●部下とのコミュニケーションを円滑にする方法を知りたい
●部下とのコミュニケーションって難しいなぁ・・・
●こちらの意図が伝わらない、理解してもらえない
●部下のモチベーションを上げる方法があれば知りたい
部下とのコミュニケーションが難しいと感じている人の、こうした悩みにお答えします。
私自身、企業の従業員さんに対して、コミュニケーションやモチベーションに関する研修を行っています。その中で整理したポイントなどを、できるだけ分かりやすくお伝えできればと思います。
本記事では、部下とのコミュニケーションを難しいと感じる原因や、上司の意図を部下に伝えるためのコツ、コミュニケーションで部下のモチベーションを上げるコツについて紹介します。
1．部下とのコミュニケーションが難しいと感じる原因
企業でのセッションをしていると、結構な割合の上司の人が、「部下とのコミュニケーションは難しい」「自分の意図が部下に上手く伝わらない」と感じているように見えます。
原因は色々ありますが、特に多いのが以下の原因です。
●「自分の話は伝わるもの」という勘違い
●抽象的な言葉をそのまま放置
●上司が話しすぎている
順番に見ていきます。
「自分の話は伝わるもの」という勘違い
部下とのコミュニケーションを難しくしている原因として、「自分の話は伝わるもの」と考えていることが考えられます。
上司に限らず、人は「自分の話は伝わるもの」と考えがちですが、大きな勘違いです。
なぜならば、人はそれぞれ価値観が異なるから。生まれも育ちも異なる人間が、同じものを見聞きした時に、同じように捉えるとは限りませんよね？
例えば、何度注意しても資料の提出期限を守らない部下がいるとします。
上司であるあなたにとっては、「期限は守るべきもの」かも知れません。しかし部下にとっては、「期限は守らなくても良いもの」と認識をしている可能性があるのです（社会人としての是非は置いておいて）。もし、この部下がこうした認識しているのであれば、いくら口酸っぱく「提出期限を守れ」と言い続けても、改善は見込めません。この場合、上司としては別のアプローチが必要になってきます。
ですので、部下に自分の意図を伝えるためには、まずは「自分の話は伝わっていないかも」という立場に立ち、部下の理解度や表情をしっかりと確認しながら話しを進めていくことが必要になるのです。
抽象的な言葉をそのまま放置
部下とのコミュニケーションを難しくしている原因として、抽象的な言葉をそのまま放置していることが考えられます。これは上司も部下もお互いにです。
なぜならば、当たり前の話ですが抽象的な言葉が増えれば増えるほど、お互いの解釈が入ってくるからです。
例えば、部下に資料作成を頼みたい時に、「●●さん、資料作成をお願い。なる早で！」なんて言ったりしてませんか？上司は”今日明日中”くらいの認識で「なる早」と伝えたつもりでも、部下は”今週中くらいにやれば良いかな”と解釈し、結果的に必要なタイミングに資料が間に合わなかったりします。
少し極端な例かもしれませんが、こうしたズレは日常的に起こっているものです。
ですので、部下に自分の意図を伝えるためには、抽象的な表現や曖昧さを徹底的に排除し、誰が聞いても同じように理解ができる言葉で話しをすることが重要になるのです。
上司ばかりが話しすぎている
部下とのコミュニケーションを難しくしている原因として、上司ばかりが話しすぎていることが考えられます。
「部下とのコミュニケーションが難しい」と悩んでいる上司は、得てして「部下のことが分からない」とも悩んでいます。これは、部下のことを知ろうとしていないことから起こります。知ろうとしていないというよりも、部下とコミュニケーションをする時に上司ばかりが話しをしてしまい、結果的に「部下のことを知るチャンスを逃している」というのが正しい表現ですね。
また、人は自分の話を聞いてくれる相手を信頼するものです。なので、自分の話ばかりをしている上司は、部下からの信頼を得られていない可能性もあります。信頼している相手の言葉と、そうでない相手の言葉、どちらが伝わりやすいかは、火を見るよりも明らかですね。
ですので、部下に自分の意図を伝えるためには、上司ばかりが話しをするのではなく、部下の話をしっかりと聞き、信頼関係を構築することが重要になるのです。
2.部下のモチベーションをコミュニケーションで上げるためのコツ
部下とのコミュニケーションを円滑にしたいと考えている人の多くは、「コミュニケーションを通じて、部下のモチベーションを上げたい」と考えています。
本章では、コミュニケーションを通じて部下のモチベーションを上げるためのコツを紹介します。
部下とのコミュニケーション不足を解消したい人は、部下とのコミュニケーション不足が諸悪の根源！原因と解消する方法を徹底解説も合わせてご覧下さい。
コツ①：承認する
1つ目のコミュニケーションを通じて部下のモチベーションを上げるためのコツは、部下を承認することです。
これは何でもかんでも褒めるという意味ではなく、「あなたのことをちゃんと見てるよ」ということを伝えるという意味になります。
なぜならば、マズローも言うように「人は承認してほしい」生き物だから。
例えば、部下が作った資料に指摘を入れる時に、「こんな資料じゃダメだ！直せ！」ではなく、「夜遅くまで資料作りを頑張ってたよね。俺的にはココをもう少し●●すると、もっと良くなると思うよ。」と伝える。頑張っていた事実を見ていたことを伝えた上で、指摘をするイメージです。
こうすることで、部下のモチベーションを下げずに指導や指摘が出来るようになりますよ。
コツ②：背景・目的を伝える
2つ目のコミュニケーションを通じて部下のモチベーションを上げるためのコツは、依頼する仕事の背景や目的を伝えることです。つまり、「なぜ、この仕事をするのか？」「なぜ、この仕事が大切なのか？」を部下に理解させるということ。
やる意味や必要性が分からないものに対して、積極的に取り組むのって難しいですよね。これは、部下もあなたも同じだと思います。
ですので、面倒かもしれませんが、「なぜ、この仕事をするのか？」「なぜ、この仕事が大切なのか？」といった背景・目的を部下に伝えることが、モチベーションを上げるためには重要になるのです。
コツ③：極力本人に考えさせる
3つめのコミュニケーションを通じて部下のモチベーションを上げるためのコツは、極力部下本人に考えさせることです。
なぜならば、上司から押し付けられたことよりも、自分でやると決めたことの方が、モチベーションが高くなるからです。
例えば、部下に仕事を任せる時には、一から十まで指示をするのではなく、目的と期日だけを上司が決め、あとの方法やスケジュールなどは部下に任せてみる方法があります。もちろん任せっぱなしにするのではなく、進捗の確認や必要な時の手助けはしてあげて下さいね。
部下のレベルによりますが、ある程度経験を積んだ部下に対しては、かなり効果的なアプローチだと思います。
ですので、極力本人に考えさせることが、部下のモチベーションを上げるためには重要になるのです。
まとめ
本記事では、部下とのコミュニケーションを難しいと感じる原因や、上司の意図を部下に伝えるためのコツ、コミュニケーションで部下のモチベーションを上げるコツについて紹介しました。
結論、部下とのコミュニケーションを円滑に行うためには、「自分の話は伝わらない」という立場に立ってコミュニケーションを行うことが重要になります。
部下とのコミュニケーションに悩んでいる人は、ぜひ試してみて下さい。
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