モチベーション改善カウンセラーの亀井です。
クライアント企業の経営層、マネージャー層と話していると、部下とのコミュニケーションに課題を感じている人がとても多いなと感じます。
部下とのコミュニケーションを円滑に行うことのメリットや方法をご紹介したいと思います。
1．部下とのコミュニケーションとは
クライアント企業の経営層、マネージャー層が部下とのコミュニケーションに課題を感じている人が多い一方で、8割強の人が部下とのコミュニケーションを取れていると考えています。
しかしコミュニケーションの内容を見聞きしていると、コミュニケーションというよりも業務指示になっている、あるいは上司であるあなたの意図を部下に伝えることが、コミュニケーションと考えてしまっているように見えます。
PFドラッカーも、
「コミュニケーションは私からあなたへ伝達するものではない。
それは、われわれの中の一人から、われわれの中のもう一人へ伝達するものである。
組織において、コミュニケーションは手段ではない。組織のあり方そのものである。」
という言葉を残しているように、一方的に伝えることはコミュニケーションではありません。コミュニケーションとは、双方向で初めて成り立つものなのです。
2．部下とのコミュニケーション課題を解決するメリット
それでは、部下とのコミュニケーション課題を解決し、コミュニケーションを円滑に行うメリットは何でしょうか？
メリット1）定着率の向上
コミュニケーションを円滑に行うことで、定着率の向上、つまりは離職防止に繋がります。
部下とのコミュニケーション課題を解決し、コミュニケーションが円滑になると、職場やチームの風通しが良くなります。風通しの良い組織は、上司や同僚に気軽に何でも相談できる環境になります。つまり、チームメンバーが悩みを1人で抱えてしまうことが少なくなるということです。
退職理由の調査を行うと、必ず上位に「職場での人間関係」がランクインします。「職場での人間関係」は、気が合う・合わないだけでなく、悩みを抱えている時や困っている時に相談相手がいるかどうかも当然含まれてきます。
ですので、部下とのコミュニケーション課題を解決し、コミュニケーションを円滑に行うことで、定着率の向上に繋がります。
メリット2）生産性の向上
コミュニケーションを円滑に行うことで、組織やチームの生産性の向上に繋がります。
部下とのコミュニケーション課題を解決し、コミュニケーションが円滑になると、業務指示がスムーズに行えるようになります。「業務指示は上司から部下へ一方通行で行うものだから、関係ないのでは？」と思われる方もいるかも知れませんが、そんなことはありません。風通しが良い組織では、指示を受ける側である部下が、上司の指示に対して、「それは●●ということでよろしいでしょうか？」等と、気兼ねなく質問をすることができます。そうすることで、指示をする側と受ける側の認識のズレが無くなり、組織やチームの生産性の向上に繋がるのです。
また、チームメンバー同士のコミュニケーションが円滑に行えていることで、情報の共有化が自然と行われるようになります。日頃から頻繁にコミュニケーションを行っているので、その中で情報共有が行われるのは自然なことですよね。組織やチームの中で情報が共有化されることで、更なる生産性の向上に繋がります。
メリット3）モチベーションアップ
コミュニケーションを円滑に行うことで、部下の価値観に気づくことができ、結果としてモチベーションアップに繋げることができます。
従来の日本企業の多くは、メンバーシップ型雇用を行ってきましたが、近年、ジョブ型雇用を意識する企業が増えてきています。ジョブ型雇用を行う上で大切なのが、能力だけでなく価値観、つまりは「どんな人生を生きたいのか？」や、「仕事を通して何を実現したいのか？」といった部分になります。
人は自分の価値観を満たせる環境の方が、幸福感や充実感を感じやすくモチベーションも上がるものです。日々の円滑なコミュニケーションを通して、部下一人ひとりが持っている価値観を認識する。そして可能な限り、その価値観を満たせる業務に携われる機会を作ることで、部下のモチベーションアップに繋がり、結果として組織やチームの強化に繋がります。
3．部下とのコミュニケーション課題を解決するためには
それでは、部下とのコミュニケーション課題を解決し、コミュニケーションを円滑に行うためにはどうしたら良いのでしょうか？
部下とのコミュニケーションを円滑に行うためには、
・社内イベントを開催する
・定期的に社内報を出す
・チームでランチをする
・部下と個別にランチをする
等々、様々な方法があります。
その中で、私がおススメなのは、日々のコミュニケーションに加えて、定期的に1 on 1ミーティングを行うことです。定期的に1 on 1ミーティングを行うことで、「この上司は自分の話しをきちんと聞いてくれる人だ」と部下から思ってもらえるようになります。
コミュニケーションを円滑に行うには、まずはお互いが信頼し合うことが必要不可欠です。1 on 1ミーティングを行っても、最初は表面的な話ししか出てこないかも知れません。しかし続けていく内に、部下が深い部分を開示してくれるように必ずなります。
まとめ
今回は、部下とのコミュニケーション課題を解決し、コミュニケーションを円滑に行うことのメリットと、簡単な方法について記事にしました。
組織やチームのコミュニケーションを円滑に行うことで、離職防止などのリスクを減らすだけでなく、組織力の強化にも繋がります。
あなたの会社やチームでも、1 on 1ミーティングなどを活用し、コミュニケーションの円滑化を図ってみてはどうでしょうか。
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